Varje gång en lägenhet i föreningen säljs ringer eller mejlar en mäklare styrelsen och frågar om samma sak. Är föreningen äkta? Hur stor är andelen? När höjdes avgiften senast? Planeras något stambyte? I en förening med tio försäljningar om året blir det tio omgångar av samma arbete, ofta på en kassör som redan har fullt upp. Lösningen är enkel: lägg uppgifterna öppet på hemsidan en gång, och hänvisa dit.
Vad mäklaren alltid frågar om
Mäklaren behöver uppgifterna för objektsbeskrivningen och är skyldig att kontrollera dem. Det här är listan som återkommer:
- Föreningens organisationsnummer och fullständiga namn
- Äkta eller oäkta förening
- Antal lägenheter, lokaler och upplåtelseform
- Byggår och senaste större renoveringar
- Vad som ingår i månadsavgiften (värme, vatten, bredband, kabel-tv)
- Senaste avgiftsförändringen och eventuella beslutade höjningar
- Pågående och planerade underhållsprojekt, till exempel stambyte eller fasadrenovering
- Om föreningen tillåter andrahandsuthyrning och på vilka villkor
- Om juridisk person får förvärva bostadsrätt
- Regler för husdjur och renovering
- Överlåtelse- och pantsättningsavgift, och vem som betalar
- Gemensamma utrymmen: tvättstuga, förråd, gästlägenhet, parkering och kö till dessa
- Senaste årsredovisningen och gällande stadgar
Vad som får ligga öppet — och vad som inte får
Uppgifterna ovan handlar om föreningen, inte om enskilda personer, och kan ligga publikt. Årsredovisning och stadgar är dessutom offentliga handlingar via Bolagsverket, så det finns ingen anledning att gömma dem — tvärtom uppskattar både mäklare och spekulanter att slippa beställa dem.
Det som inte ska ligga öppet är allt som rör enskilda: boendelistor med namn och lägenhetsnummer, styrelseprotokoll som innehåller enskildas ärenden, köer med namngivna personer och betalningsanmärkningar. Föreningen är personuppgiftsansvarig enligt GDPR, och en öppet publicerad boendelista är en av de vanligaste bristerna vi ser. Mer om det i vår GDPR-checklista för bostadsrättsföreningar.
Stämmoprotokoll är gränsfall. Själva besluten är relevanta för en spekulant, men protokollen innehåller ofta namn och ibland diskussioner om enskilda medlemmar. Ett vanligt upplägg är att lägga stämmoprotokollen bakom inloggning och istället skriva en kort öppen sammanfattning av de beslut som påverkar en köpare.
Så sätter ni upp en mäklarsida
- Skapa en egen sida med adressen /maklarinfo. Mäklare letar efter just det ordet, och en egen adress går att länka till i ett svarsmejl.
- Lägg uppgifterna i samma ordning som listan ovan. Mäklaren ska kunna skumma och hitta, inte läsa en uppsats.
- Bifoga stadgar och de tre senaste årsredovisningarna som nedladdningsbara pdf:er.
- Datera sidan. Skriv ut när uppgifterna senast uppdaterades — en odaterad uppgift kan mäklaren inte lita på och då ringer de ändå.
- Sätt en påminnelse efter varje stämma. Avgift, underhållsplan och stadgar är det som ändras, och en inaktuell mäklarsida är sämre än ingen alls.
Vad det ger föreningen
Tre saker. Styrelsen slutar svara på samma frågor — det är tidsbesparingen. Spekulanter får en bild av en förening som har ordning på sig, vilket påverkar hur tryggt objektet uppfattas. Och uppgifterna blir konsekventa: när alla mäklare hämtar från samma sida kan ingen råka skriva fel avgift i en objektsbeskrivning som föreningen sedan får reda ut.
Att sidan dessutom är ett av de starkaste skälen att ha en publik BRF-hemsida över huvud taget är värt att nämna på nästa styrelsemöte. Vad en sådan sida i övrigt bör innehålla har vi samlat i guiden om vad en BRF-hemsida ska innehålla.
Sammanfattning
Mäklarinfo är den sida på en BRF-hemsida som sparar styrelsen mest tid per nedlagd timme. Samla föreningens uppgifter, stadgarna och de senaste årsredovisningarna på en daterad öppen sida, håll personuppgifter utanför den, och uppdatera efter varje stämma. Sedan räcker det med en länk i svaret nästa gång en mäklare hör av sig.
Slipp bygga sidan från grunden. VidaBo har en färdig mäklarinfo-sida där styrelsen fyller i uppgifterna en gång, och dokumenten hämtas automatiskt från föreningens dokumentarkiv. Testa gratis i tre månader, utan kort.